Ein Grundstück muss hinsichtlich seines Rechtsverhältnisses genau eingestuft sein. Dies geschieht durch die Grundbucheintragung. Das Grundbuch ist ein öffentliches Verzeichnis für Grundstücke. Dort ist in der “ersten Abteilung” eingetragen, wer Eigentümer eines Grundstücks ist. In der “zweiten Abteilung” ist vermerkt, ob Rechte anderer oder Belastungen (z.B. Hypotheken) vorhanden sind, ist das Grundstück dadurch in der Nutzbarkeit beschränkt? In der dritten Abteilung kann eingetragen werden, ob es Förderungen durch eine öffentliche Bank gibt. Zusätzlich ist vermerkt, wie groß die Grundstücksfläche ist, dies ist aber nicht als amtlich verbindlich zu betrachten.
Ursprünglich wurde das Grundbuch in Papierform geführt, es ist inzwischen ersetzt durch das “EDV-Grundbuch”. So ist Notaren und Kreditinstituten ein direkter Onlinezugriff möglich. Bei Fragen, die eventuell während einer notariellen Beurkundung oder bei Bankangelegenheiten aufkommen, ist eine blitzschnelle Einsicht in den aktuellen Grundbuchstand jederzeit möglich. Dadurch kann die Abwicklung eines Kaufvertrages, der Abschluss einer Finanzierung, die Auflassungsvormerkung oder der endgültige Grundbucheintrag zügig abgewickelt werden.
Zugänglich ist das Grundbuch unter anderem für Behörden, Gerichte und Notare sowie Personen, die vom Eigentümer bevollmächtigt wurden, Einsicht zu nehmen – z.B. ein Gutachter für Immobilien – oder mit der Zwangsvollstreckung beauftragt sind. Werden Änderungen oder Löschungen m Grundbuch vorgenommen, wird der Eintrag nicht entfernt. Jede Nachricht bleibt im Grundbuch lesbar. Eintragungen und Änderungen werden nur aufgrund eines Antrages und Bewilligung durch den vorher Eingetragenen durchgeführt.
In bestimmten Lebenssituationen wie z.B. Scheidung, Zwangsversteigerung, Vermögensaufteilung oder Verkauf eines Objektes wird oftmals ein Gutachter für Immobilien eingesetzt. Benötigt man ein Wertgutachten, erstellt dies ein Sachverständiger. Neben vielen Formularen wird hierfür auch ein Grundbuchauszug benötigt. Aufgabe des Gutachters für Immobilien ist es, alle verfügbaren amtlichen Dokumente, so auch das Grundbuch zu überprüfen. Das beauftragte Sachverständigenbüro erhält nur Einsicht in das Grundbuch, wenn es eine Vollmacht vom Auftraggeber vorlegt. Erst nach genauer Prüfung der Eigentumsverhältnisse kann ein Gutachten für Immobilien erstellt werden.